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オフィス移転をする前に情報収集

オフィス移転の担当者になった時、何から始めて良いのやら、不安がありませんか?

通常業務をしながら、オフィス移転業務もしなければならず、気が重いのではないでしょうか?

オフィス移転の悩み

その気が重い原因は、オフィス移転に対する情報や経験が不足しているからです。なぜなら、オフィス移転は、頻繁に行われることではなく、知識や経験を蓄積する必要のない事柄だからです。

しかし、オフィス移転の担当者になったからには、極力、時間と労力を掛けずに、オフィス移転を成功させたいと考えていると思います。サンエスコーポレーションは、あなたの味方です。

オフィス移転プロジェクトを始める前に、押さえておきたい10ステップを<オフィス移転マニュアル|押さえておきたい10のステップ>として、紹介します。ぜひ、参考にして、オフィス移転を成功させてください。

オフィス移転のSTEP10

  • STEP 1 オフィス移転計画の立案
  • STEP 2 移転先オフィス物件の選定
  • STEP 3 移転先オフィス物件の賃貸借契約
  • STEP 4 オフィスプランニング
  • STEP 5 各種入居孝治・作業業者の選定・発注
  • STEP 6 移転前の手続き・届出等
  • STEP 7 各種入居工事・作業の工程管理・現場管理
  • STEP 8 引越作業の事前準備と引越作業の当日
  • STEP 9 不要什器類(オフィス家具等)廃棄処分、原状回復工事
  • STEP 10 移転完了後の各種届出等

STEP 1:オフィス移転計画の立案

オフィス移転には、様々な目的が考えられます。その目的を明確にすることが、オフィス移転計画の立案には重要です。

なぜなら、移転先オフィス物件に対する要求条件や優先順位、各種工事作業に掛ける予算や配分などが、その目的によって変わってくるからです。

入居中オフィスの現契約内容を確認する!

賃貸借契約書

  • ● 現オフィスの賃貸借契約書にて、契約内容に関する特約条項の有無を確認をする!
  • ● 現オフィスの賃貸借契約書にて、解約予告期間の確認をする!
  • ● 現オフィスの賃貸借契約書にて、原状回復工事の指定業者の有無を確認をする!
  • ※預託金(敷金・保証金)の返還時期については、一般的に現オフィス退去後ですので、移転費用として利用できないため、立案段階では、考慮をしない方が良いと思います。

オフィス移転の目的と変更しないことを明確にする!

  • ● 何のために移転をするのか?(拡張・コスト削減・統合・コミュニケーション・モチベーション向上など)
  • ● 定款上の本社所在地の変更は可能か?どうか?
  • ● 現在使用している電話番号は変わっても良いか?どうか?

上記2点を踏まえ、新オフィスに対する要求条件をまとめる!

  • ● 新オフィスの場所(エリア・立地条件・最寄駅からの距離など)
  • ● 必要な面積
  • ● 予算(賃料・移転費用)
  • ● 時期(新オフィスでの業務開始日)
  • ● ビルグレード・設備
  • ● イメージレイアウト(デスク配置、会議室や応接室の大きさ・個数など)

STEP 2:移転先オフィス物件の選定

移転先オフィス選び

新オフィスに対する要求条件にもとづいて、オフィス物件の選定を進めていきます。

移転先オフィスの選定にあたり、立地・面積・予算・設備はもちろんですが、イメージ通りのレイアウトが可能かどうか?など入居後の利用を想定したオフィス物件の選定が重要です。

オフィス物件の面積に注意が必要!

オフィス物件情報の面積は、実際にオフィスとして利用できる部分の面積であるネット契約面積とトイレや給湯、ELVホール、通路部分が含まれているグロス契約面積の2通りがあります。

オフィス物件の選定には、実際にオフィスとして利用できる面積を基準に選定する必要があります。また、面積の測定は壁心計算によることが一般的ですので、内寸面積は、一回り小さくなることを考慮しましょう。

入居中他テナントの利用状況に注意が必要!

物件の内覧時だけでは、わからないことが多いです。例えば、複数フロアを利用しているテナントがいる場合、階の行き来にELVを頻繁に利用していて、エレベーターがすぐに来ない!入居者のガラが悪い!来客型のサービス系オフィスが入居していて外部者の出入りが多い!など気になることがある場合は注意が必要です。

照明や空調、点検口、警備センサー、防災設備など天井の状況に注意が必要!

特に、会議室や応接室など間仕切り個室を造るオフィスレイアウトが必要な場合、照明や空調、点検口、警備センサー、防災設備など天井の状況により、イメージ通りのレイアウトが出来なかったり、余分な移設や増設費用が掛かり費用負担が大きくなったりします。物件選定の段階で注意をしておくことで、増加する費用を想定した選定であったり、それを踏まえた交渉が可能な場合もあります。 

 

入居から退去までのコストを想定した条件バランスに注意が必要!

表面的な賃料や共益費の金額だけでなく、更新料・償却・礼金、フリーレント(賃料免除期間)の有無や電気・水道・光熱費、清掃費などの費用。また、入居工事に掛かる費用、入居工事や原状回復工事の業者指定の有無など移転先オフィスに掛かる生涯コストを踏まえた選定が必要です。

STEP 3:移転先オフィス物件の賃貸借契約

貸事務所の契約

候補物件が決まり、貸室申込み・賃貸借契約に進んでいきますが、ここで注意が必要なことは表面的な賃料・共益費などの数字的な賃貸条件だけでなく、生涯コストを考慮した条件交渉を行い、納得して賃貸借契約を締結することが重要です。

金額的には、契約期間内のトータルコストを重視して交渉する!

賃料・共益費の金額だけでなく、更新料・償却・礼金、フリーレント(賃料免除期間)の有無や電気・水道・光熱費、清掃費などの諸費用も含めて契約期間内のトータルコストを踏まえた交渉をする。最終的には、坪500円・1,000円の交渉になるとその他条件により埋め合わせができることがあります。

賃貸借期間の開始日は、移転スケジュールを踏まえて無駄なく設定する!

賃貸借期間の開始日とは、鍵が引き渡され、オフィスを使用できるようになる日、賃料や共益費が発生する日となります。通常その日より、入居工事作業が可能となります。実際に引越をする前に間仕切り工事や電話・LAN・電気配線工事などを行いますので、その工程に合わせて、無駄なく設定する必要があります。移転スケジュールは、現オフィスの原状回復工事期間を踏まえて設定しましょう。

入居工事の工事作業区分を確認し、条件交渉とともに交渉する!

オフィス物件によっては、入居工事の工事区分が決められており、工事区分にしたがって業者を指定されることがあります。一般的に指定業者は、金額が高い傾向にあるので、極力指定を外した方がメリットがあります。賃貸借契約を締結する条件のひとつとしての交渉が必要です。

契約書の内容は必ず確認をし、ポイントを絞り交渉する

※基本的には、貸主側はあまり条文をいじりたがらないので、特約条項や覚書などで対応しましょう。

STEP 4:オフィスプランニング

オフィスのレイアウト

いよいよオフィスプランニングを具体化させ、新オフィスを創る工程に入ります。オフィスプランニングの中心は、オフィスレイアウトの作成となります。オフィスレイアウトは、オフィスの作業効率や社内コミュニケーションを考えた設計が必要です。

作業効率やコミュニケーションを考慮したデスクやキャビネットの配置!

オフィスレイアウトでは、ゾーニング(執務スペースや会議室、応接室などの機能スペースの配置)とワークステーション設計(デスクやキャビネット等の配置)が基本となります。個々の業務内容や作業効率やコミュニケーションなどを考慮した近接関連度やデスクのレイアウト形態を採用しましょう。

セキュリティや避難通路の確保を考慮した動線!

動線とは、社内の人や外部の人が動く経路です。地震や火災など不測の事態が発生したときに、安全かつすみやかに避難ができることやセキュリティ的な観点より、執務室内に外部の人が自由に出入りができないように、制限をすることなど、安全性や効率を考えた動線計画が必要です。

  

使い勝手とコストを考慮した間仕切り(パーティション)の素材と施工を選定!

間仕切りの素材による違いは、防音効果です。間仕切り素材には、造作間仕切り・スチールパーティション・アルミパーティション・ローパーティションがあります。また、施工においては、天井まで間仕切るランマクローズとランマ部分をあけるランマオープンがあります。使い勝手を考え選定しましょう。

コストを掛ける部分とコストを極力掛けない部分を明確にする!

オフィスプランニングにおいては、コストを掛けようと思えばいくらでもかけられます。しかし、コストをあまり掛けなくてもオフィスプランニングは可能です。今回のオフィス移転の目的を達成するために必要な絶対条件に極力費用配分を持って行き、その他は、費用を掛けずに創意工夫をしましょう。

STEP 5:各種入居工事・作業業者の選定・発注

オフィス入居工事

オフィスプランニングに基づき、必要な工事作業を洗い出し、具体的な工事作業を任せる業者選定と発注作業を行います。工事作業の金額はもちろん、内容や掛かる労力や時間など総合的に自社にあった業者を選定し、発注することが必要です。

コスト・労力・時間のどこに力点を置くかで業者を選定する!

オフィス移転に関わる各種入居工事作業には、さまざまな工事作業が発生します。その工事作業の業者にもさまざまな形態があります。それぞれに、メリット・デメリットがあります。

  • ● 各種工事作業を個別に専門業者に任せる(分離発注方式)・コストは安い。労力と時間は非常に掛かる。
  • ● 各種工事作業を取りまとめる業者に任せる(ワンストップ方式)・コストは割高。労力と時間は軽減。
  • ● オフィス移転業務をアウトソーシング(業務代行方式)・コストは適正。労力と時間は削減。

見えないコスト(労力と時間)をどのように評価するか!

発注前には、各業者との打合せや連絡、スケジュールの調整などがあり、発注後にも手続きや届出、工程管理や現場の立会いや鍵の開閉など見えないコスト(労力と時間)が掛かります。このコストをどのように評価するかによって、業者選定は変わってきます。自社の状況に合わせた業者選定・発注が大切になります。

見積り金額と工事作業内容のバランスが大切!

各種工事作業を発注をする際には、見積り金額はもちろんですが、工事作業の内容やどこまでサポートしてもらえるかなど、金額と工事作業の内容バランスが大切です。見積り金額は、安かったが必要な工事作業が漏れていて、追加工事作業となり、結局コストが高くなってしまうこともあるので、注意が必要です。

STEP 6:移転前の手続き・届出等

オフィス移転前手続き

オフィス移転の前に必要となる手続き・届出等を確認しておきましょう。

電話・光ファイバー・プロバイダの移転手続き!

  • ● NTTへの電話移転手続き・・・2~4週間前
  • ● 光ファイバーの移転手続き・・・3~4週間前

リース物件(複合機など)の移動手続き!

リース物件(複合機など)の移転には、リース会社への連絡が必要となります。連絡の際に、新しいオフィスに運搬することをお客様側で行ってよいかどうか?確認をしておきましょう。リース会社によっては、リース会社の手配でないとダメなところもあるので、注意が必要です。

移転先オフィスと現オフィスの工事作業の届出等の手続き!

入居工事や引越作業の際に、ビル側に工事届や作業届が必要な場合があります。2週間前や1週間前までに提出が必要など期日があることもあるので、早めに確認と届出の用紙取り寄せをしておきましょう。

その他に工程表やレイアウト図など貼付書類が必要なこともありますので確認しましょう。

消防署への届出を忘れずに!

移転先のオフィスで間仕切り(パーティション)工事をする場合には、所轄消防署に <防火対象物使用開始届出書> <防火対象物工事等計画届出書>の届出が必要となります。工事会社さんの方で準備して頂けるところもありますが、あくまでも届出義務者は、使用者ですので、忘れずに届出をしましょう。

移転挨拶状や社内印刷物・ゴム印などの手配!

移転挨拶状などは、印刷の時間と宛名書きなども考慮して、早めに手配をしておきましょう。

名刺や封筒など社内印刷物、ゴム印などの手配も忘れずに早めに手配しましょう。

郵便局への転送手続き!

郵便局に郵便物の転送手続きも忘れずにしましょう。郵便局にある用紙またはインターネットからも手続きができます。

STEP 7:各種入居工事・作業の工程管理・現場管理

各種入居工事作業の工程管理と現場管理は、意外と時間と労力が掛かります。しかし、オフィス移転の成功には欠かせない重要なステップとなります。

工事作業の工程表を作成する!

工事作業の漏れがないかの確認と工事作業の日時調整のために工程表を作成しましょう。工事作業の内容、日時、施工会社などを記載し、期日通りに工事作業が進行するように管理をしましょう。

工事作業の当日に鍵の開閉が必要になります!

このタイミングでは、鍵はすでにお客様に引渡しが完了しているため、ビル側で鍵の開閉をしてくれることは稀です。したがって、工事の開始・終了に合わせて、オフィスの鍵の開閉が必要となります。

工事作業の当日に工事作業の指示が必要!

各種工事作業の当日は、実際に工事作業を行う職人さんが現場に来ます。業者さんによっては、営業担当が現場に来ないことがあります。業者さんより職人さんに指示はされていますが、実際の現場では微調整や若干の修正が必要になる場合があり、その際に意思決定を行い、現場で指示をする必要があります。

工事作業の完了をしっかりと確認しましょう!

工事作業の完了時に発注の内容通りに工事作業が完了しているかどうかをしっかり確認しましょう。ポイントは、現場に職人さんがいる間に、不都合な部分は指摘し、修正してもらうことです。

一度完了確認をしてからでは、直してもらえない、なかなか直しに来ないなど、時間がかかり、移転日に完成しないことがあるので注意が必要です。

STEP 8:引越作業の事前準備と引越作業の当日

オフィスの引越し

引越作業の事前準備のやり方で、引越作業の当日やダンボールの開梱作業に大きな違いが出てきます。引越作業当日の効率を考えた事前準備を行いましょう。

オフィスレイアウト上の什器類に番号を振り付ける!

オフィスレイアウトに配置されるデスクやキャビネットなど什器類に番号を振り付けます。

什器類およびその中身を梱包したダンボールに同じ番号を振り付ける!

引越会社さんを利用する場合は、資材としてダンボール・テープ類・ステッカーが届きます。そのステッカーにレイアウトに割り振った番号を書き、什器類に貼ります。また、その什器類の中身を梱包したダンボールにも同じ番号を貼ります。

ダンボールにステッカーを貼る際は、積み重ねても見える箱のサイドに貼りましょう。また、キャビネットなど中身が多く同じ番号の箱が複数できる場合は、棚ごとに1-1・1-2など小番号を付けておくと開梱がしやすくなります。

  

パソコンのキーボードやマウス配線類はひとまとめにすぐわかるように梱包を!

パソコン本体やモニターは、専用の梱包で運びますので、番号付けのみで大丈夫ですが、キーボードやマウス、配線類はダンボールにひとまとめに梱包し、パソコン類の箱であることがすぐわかるようにしておきましょう。

搬出はダンボール類から什器類、搬入は什器類からダンボール類!

引越作業当日は、搬出時はダンボール類⇒什器類、搬入時は什器類⇒ダンボール類の手順となります。したがって、引越作業の事前準備としては、搬出しやすい位置にダンボールをまとめておくことが効率的です。特に廃棄物などがある場合は、持って行くものと捨てるものが混じらないように置き場所を離すようにしましょう。

引越作業の当日は搬出側と搬入側の担当者を決めておきましょう!

現オフィスと移転先オフィスが近い場合は別ですが、それなりの距離がある場合は、鍵の開閉などをスムーズに行い、時間のロスなく搬出入を行う為に搬出側と搬入側に人を配置しましょう。

STEP 9:不要什器類(オフィス家具等)廃棄処分、原状回復工事

不要什器類など廃棄処分をする際と原状回復工事のポイントです。

液体ものやスプレー管などは事前に中身を抜きましょう!

液体の中身が残っているものや中身の残っているスプレー管は、廃棄物として運搬できません。あらかじめ事前に中身を抜いておきましょう。

  

冷蔵庫、テレビは家電リサイクルが必要!

冷蔵庫・テレビについては、他のオフィス家具などと取扱いが違います。家電リサイクルとしての処分となりますので、産業廃棄物としての処分ができません。産業廃棄物とは別に処分が必要になることがありますので注意が必要です。

重要書類は事前にシュレッタまたは溶解処分を!

セキュリティ上の理由で処分方法を考えないといけない書類等は、事前にシュレッタに掛けるまたは溶解処分をする専門業者に依頼するなど処分方法を考える必要があります。

 

造作として設置した間仕切りは原状回復工事と切り離して解体・処分しましょう!

特に不要什器類の処分がある場合は、基本的に不要什器類を置いておけないので、その処分の際に間仕切り(パーティション)の解体撤去と合わせて行う方がコストメリットがあります。

 

原状回復工事はビル側と工事作業項目のすり合わせを行いましょう!

原状回復工事が指定業者の場合も、業者指定のない場合も、ビル側の考え方と入居者側の捉え方が違うことが多いので、しっかりと内容についても確認をしましょう。工事作業項目のすり合わせと項目の交渉を行い必要最小限の工事作業項目にすることがコスト削減につながります。

STEP 10:移転完了後の各種届出等

移転完了後手続き

法務局

株式会社が本店を他の登記所の管轄に移転した時は、移転の日から2週間以内に旧本店所在地においては移転の登記、新本店所在地においては、設立登記事項と同一の事項および会社成立の年月日並びに本店を移転した旨及びその年月日を登記しなければならない。(商業登記法第48条第2項)
この場合、新本店所在地における登記申請は、旧本店所在地を管轄する登記所を経由してしなければならず、また、旧本店所在地における登記申請と同時にしなければならない。

登記申請書類:旧本店所在地宛て申請書、新本店所在地宛て申請書および印鑑届出書添付書類:株主総会議事録1通、取締役会議事録1通、委任状1通(代理人に委任の場合)

税務署・都道府県税事務所

納税地を異動した法人は、異動届出書を異動前の納税地の所轄税務署長及び都税事務所長及び市町村長、異動後の納税地の所轄税務署長及び市町村長に提出が必要になります。
税務署は、新旧納税地所轄税務署長に対し、移転日から1ヶ月以内に異動届出書及び給与支払事業所等移転届出書を提出。
都道府県税事務所は、旧税務事務所に対し、事業開始日から10日以内に異動届出書を提出する。

添付書類:移転手続完了後の登記簿謄本(都道府県税事務所は賃貸借契約書等新旧所在地が分かる書類で可)

社会保険事務所

事業所の所在地の変更があった場合は、変更前の社会保険事務所へ、適用事業所所在地変更届(管轄が変わらない場合は管轄内用、管轄が変わる場合は、管轄外用)を変更日から5日以内に届出が必要になります。

添付書類:登記簿謄本(登記簿上所在地と事業所在地が異なる場合は、賃貸借契約書写しを併せて添付)

労働基準監督署・ハローワーク

移転先が同一所轄の場合は、その所轄労働基準監督署及びハローワークへ。
管轄外への移転の場合は、新所轄労働基準監督署及びハローワークへ変更があった日の翌日から10日以内に名称・所在地変更届の提出が必要になります。

添付書類:登記簿謄本又は賃貸借契約書の写し

消防署

消防計画は防火管理者が作成しなければならないとされいます。したがって、防火管理者を選任しなければならない対象物にオフィス移転をした場合は、所轄消防署長に消防計画の届出が必要となります。 防火管理に係る消防計画

まとめ:次のステップを踏まえて、現ステップを進める!

オフィス移転マニュアル

オフィス移転ステップ10を進める際に、今のステップを進めることに集中してしまうことがあります。
例えば、移転先の物件選定をする際には、次のステップであるオフィスプランニングを想定して物件選定を進めるなど次のステップを踏まえて、現ステップを進めることが、オフィス移転成功につながる進め方になります。

オフィス移転マニュアル|初めに押さえておきたい10のステップをぜひ、参考にしてください。

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